Case History

Renantis

Ottimizzazione della gestione delle presenze e delle comunicazioni aziendali tramite un'app mobile

Contesto

Renantis S.p.A. è una delle principali aziende nel campo delle energie rinnovabili, con una produzione di oltre 1420 megawatt distribuiti in Italia, Regno Unito, Francia, Spagna, Stati Uniti, Svezia e Norvegia. L'azienda ha richiesto lo sviluppo di un'applicazione mobile per ottimizzare la gestione delle presenze, la prenotazione delle postazioni di lavoro e la distribuzione delle comunicazioni aziendali ai dipendenti.

Il problema

Nonostante Renantis avesse già un'applicazione mobile, questa non soddisfaceva le necessità aziendali, presentando diversi problemi significativi:

Prenotazioni difficoltose
L'app precedente non consentiva prenotazioni semplici e veloci, causando errori frequenti nelle assegnazioni delle scrivanie.
Navigazione poco chiara
L'interfaccia dell'app era confusa, con una navigazione complessa che rallentava l'accesso alle funzionalità principali.
Gestione timbrature inefficace
Gli utenti avevano difficoltà a timbrare correttamente, con problemi di sincronizzazione degli orari e gestione dello smart working.
Mancanza di notifiche tempestive
L'app non inviava notifiche tempestive su modifiche o novità aziendali, lasciando gli utenti senza informazioni aggiornate.
Supporto limitato per la gestione dei dati
I responsabili non avevano accesso a uno strumento efficace per monitorare e gestire le prenotazioni e le timbrature in tempo reale.

Gli utenti dovevano avere un'esperienza utente fluida e semplice, che facilitasse la prenotazione e la gestione del lavoro quotidiano.

Event Storming della soluzione progettata, che mappa tutti i flussi di interazione dell'app

La soluzione

Sistema di prenotazione dinamica

Per semplificare e velocizzare il processo di prenotazione, l'app propone automaticamente una prenotazione precompilata con i dettagli dell'ultima postazione scelta dall'utente, basandosi sulla data selezionata.

Questa funzionalità è stata implementata dopo aver raccolto feedback durante le interviste, in cui gli utenti hanno rivelato di preferire frequentemente la stessa scrivania.
In questo modo, l'app riduce il numero di scelte da fare e minimizza il numero di clic necessari per completare la prenotazione. Ogni campo della prenotazione, come sede, piano, stanza e scrivania, può comunque essere modificato facilmente, offrendo all'utente la flessibilità di adattare la scelta alle proprie necessità.

Wireframe flusso prenotazione

Funzionalità di timbratura

Gli utenti ora possono timbrare facilmente sia in ufficio che da remoto, grazie all'integrazione tra l'app e il sistema di timbratura. L'app consente di registrare l'inizio e la fine del lavoro, e anche di segnare l'inizio e la fine della pausa, il tutto in modo semplice e intuitivo.
Questa funzionalità migliora l'esperienza di timbratura per gli utenti in smart working, garantendo che tutte le ore lavorative vengano registrate correttamente, indipendentemente dalla loro ubicazione.

Wireframe flusso timbratura da remoto

Notifiche push

Gli utenti vengono aggiornati tempestivamente su eventuali modifiche alla loro prenotazione e su news aziendali.

Wireframe notifiche

Funzionalità di apertura ticket

La funzionalità di apertura ticket è stata semplificata per garantire una rapida gestione delle richieste. Gli utenti possono ora aprire un ticket compilando facilmente i campi richiesti in un formato chiaro e intuitivo. Grazie a questa interfaccia semplificata, anche le richieste più complesse possono essere gestite in pochi clic, riducendo significativamente i tempi di attesa e migliorando l'efficienza operativa.

Wireframe flusso apertura ticket

Risultati: un'esperienza più autonoma ed efficiente

-40%

Riduzione apertura ticket

+18%

Prenotazioni

+22%

Numero di timbrature medie mensili

Cosa ha funzionato meglio?

Gli utenti sono ora più autonomi nella gestione delle loro attività quotidiane, riducendo la necessità di supporto.
La nuova interfaccia ha reso più facile l'utilizzo delle funzionalità, migliorando la soddisfazione generale.
Le funzionalità migliorate hanno ridotto i tempi di esecuzione delle operazioni, con un impatto positivo sulla produttività aziendale.